الخطاب الوارد يصل بالبريد الإلكتروني أو ورقيًا، فيُسجَّل في دفتر أو ملف Excel، ثم يُحوَّل لمن يخصّه عبر رسالة داخلية. وبعد أسبوعين لا أحد يعرف: هل رُدّ عليه؟ من اعتمده؟ أين النسخة الموقّعة؟ وحين تطلب جهة رقابية سجلًا كاملًا لمراسلة بعينها، تبدأ رحلة البحث في البريد والأدراج.
المشكلة ليست في انعدام النظام، بل في أن السجل منفصل عن الاعتماد، والاعتماد منفصل عن المستند، والمستند منفصل عن سجل التدقيق. نظام الصادر والوارد الذي بنيناه يجمعها في سجل واحد داخل Odoo.
لكل مراسلة سجل واحد يحمل رقمها التسلسلي، ونوعها (وارد/صادر/داخلي)، وأطرافها، وتصنيفها، وأولويتها، والإدارة المسؤولة، وتاريخ الاستحقاق، ومرفقاتها، وسجل التدقيق الكامل لكل ما جرى عليها. وتُعرض في لوحة Kanban بالاتجاه مع تمييز المتأخر عن موعده.
لا يوجد نظام موافقات واحد يناسب كل منشأة، لذلك جعلنا الدورات قابلة للتصميم من الواجهة: تُنشئ نوع اعتماد، وتُضيف مراحله بالترتيب، وتحدّد لكل مرحلة المعتمِد (مستخدم أو مجموعة)، وأي المراحل هي البداية وأيها النهاية، وأيها يسمح بالرفض.
مثال حقيقي من النظام: دورة «مراجعة مستند صادر» تبدأ بفحص الجودة، ثم مراجعة المدير الفني، ثم «جاهز للإرسال» كمرحلة نهائية، مع مسار رفض من مرحلة المراجعة. كل انتقال يُسجَّل في سجل التدقيق باسم المعتمِد ووقته.
المستندات الواردة تُقرأ آليًا عبر OCR يدعم العربية والإنجليزية، ثم يحلّلها الذكاء الاصطناعي ويعيد: ملخصًا للمحتوى، وتصنيفًا للنوع، ودرجة أولوية، والإدارة المرشّحة للمعالجة، وما إذا كانت تحتاج ردًا، والمدة المقترحة للرد — مع درجة ثقة لكل استنتاج.
وعند الرد، يصوغ النظام مسودة رد بناءً على محتوى المراسلة وسياق الملف، تُعرض عليك للمراجعة والتعديل قبل الاعتماد. لا يُرسل شيء تلقائيًا.
عند الإرسال، يُنشئ النظام إرسالية رسمية تُجمَّد بمحتواها ومرفقاتها وتحمل بصمة رقمية للتحقق من عدم التعديل لاحقًا. ويدعم التوقيع الإلكتروني على المستندات الصادرة.
وللجهات الخارجية بوابة مستقلة: تستعرض المراسلات الموجّهة إليها، وترفع ردودها ومرفقاتها، دون منحها أي وصول إلى نظامك الداخلي.
لوحة مؤشرات تعرض أحجام الوارد والصادر، ومتوسط زمن الرد، والمراسلات المتأخرة، والموزّعة حسب الإدارة والتصنيف. وصلاحيات دقيقة متعددة الشركات: من يرى ماذا، ومن يعتمد ماذا — مع دعم الاجتماعات ومحاضرها المرتبطة بالمراسلات.
نعم. الواجهة والتصنيفات والتقارير والمستندات المطبوعة بالعربية مع دعم الاتجاه من اليمين إلى اليسار، وقراءة OCR تدعم العربية والإنجليزية.
ذلك قرارك. يمكن تشغيل نماذج الذكاء الاصطناعي محليًا داخل بيئتك دون خروج أي بيانات، أو عبر مزوّد خدمة إن كانت سياستكم تسمح. نناقش هذا الخيار في جلسة الاستكشاف قبل التطبيق.
نعم. الدورات تُصمَّم من الواجهة ولا تحتاج تعديلًا برمجيًا — تضيف مرحلة أو تغيّر معتمِدًا وقتما تشاء.
نعم. يمكن ضبط صندوق بريد محدد لينشئ مراسلات واردة تلقائيًا من الرسائل الواصلة مع مرفقاتها.
أخبرنا عن أعمالك وما تريد تحسينه. نرد خلال يوم عمل واحد — بالعربية أو الإنجليزية — بخطوة تالية واضحة.